Veelgestelde vragen klokkenluiderswet

Met werknemers wordt bedoeld: “personen die gedurende een bepaalde tijd voor een ander en onder diens leiding prestaties verrichten en als tegenprestatie een vergoeding ontvangen”. 

Er moet evenwel ook bescherming worden geboden aan werknemers in een atypische arbeidsverhouding, zoals deeltijdse werknemers, werknemers met een contract voor bepaalde duur, uitzendkrachten, vrijwilligers en (on)bezoldigde stagiairs, evenals ambtenaren, werknemers en alle andere personen die in de publieke sector werken. 

De wet is daarnaast ook van toepassing op werknemers waarmee de werkrelatie is beëindigd (ex-werknemers) of nog moet aanvangen (sollicitanten). 

De telling moet ieder jaar op de eerste werkdag van het kalenderjaar gebeuren. Elke onderneming die op vandaag niet aan 50 werknemers (uitgedrukt in FTE’s) komt, moet op 1 januari de berekening maken.

Die berekening gebeurt op basis van de Dimona-aangiften van het voorbije kalenderjaar. 

De berekening gebeurt door voor elke medewerker het aantal dagen te tellen gedurendedat hij/zij in dienst  
was bij de werkgever in de referteperiode (= de vier trimesters van het voorgaande kalenderjaar). Het bekomen aantal deel je door 365.

Deze werknemers tellen mee: 

• Alle werknemers met een arbeidsovereenkomst (ongeacht het type of duur), 
• Leerlingen (met een leerovereenkomst), 
• Uitzendkrachten tellen ook mee, behalve diegene die een bestaande werknemer vervangen van wie de arbeidsovereenkomst werd geschorst. 

Ja, de telling van het personeelsaantal moet gebeuren per juridische entiteit.  Zodra die juridische entiteit 50 werknemers (FTE) tewerkstelt, moet een intern meldkanaal geïmplementeerd worden. 

Wat wel kan, is op niveau van de juridische entiteit een ‘basis’ meldkanaal opzetten, en op groepsniveau  een uitgebreid(er) meldkanaal. Je medewerker moet minstens de mogelijkheid krijgen om een melding te maken binnen de juridische entiteit waarin hij/zij werkt. 

De meldingsbeheerder geniet geen speciale bescherming in het kader van de klokkenluiderswet. De meldingsbeheerder moet wel onafhankelijk kunnen en mogen werken en mag geen instructies krijgen over hoe het onderzoek verloopt. Deze persoon mag ook niet gestraft worden omwille van het gevoerde onderzoek. 

Wanneer de meldingsbeheerder ontslag krijgt omwille van een reden die verband houdt met de taak als meldingsbeheerder, kan de werkgever wel veroordeeld worden tot een vergoeding wegens rechtsmisbruik of kennelijk onredelijk ontslag. 

Ja, dit kunnen meerdere personen of een afdeling zijn. 

In elk geval - of je nu met een e-mailadres, online tool of ander systeem werkt - is het aangewezen om inderdaad minstens een persoon als back-up te voorzien tijdens verlofperiodes, periodes van arbeidsongeschiktheid, enzovoort. 

Binnen de 7 dagen moet namelijk een ontvangstbevestiging worden verstuurd. Dit mag ook een automatisch antwoord zijn. 

Overdrijf niet met het aantal personen die toegang hebben gezien de strikte geheimhoudingsplicht. 

Een anonieme melding is een melding waarbij de identiteit van de melder niet kan achterhaald worden. Personen die anoniem informatie over inbreuken hebben gemeld of openbaar maken, maar later zijn geïdentificeerd en het slachtoffer worden van represailles, komen in aanmerking voor bescherming.   

De melder kan zelf vragen om zijn identiteitsgegevens niet kenbaar te maken aan eventuele onderzoekers, of slechts na zijn of haar uitdrukkelijke toestemming.  

In elk geval moet de meldingsbeheerder en/of de onderzoeker er steeds over waken dat de identiteitsgegevens strikt vertrouwelijk behandeld worden. Derden mogen enkel ‘on a need to know’-basis worden ingelicht over de inhoud van de melding en de identiteitsgegevens van de melder. 

Een (interne) vertrouwenspersoon kan inderdaad aangesteld worden als meldingsbeheerder. Er wordt dan best intern gekeken in hoeverre de vertrouwenspersoon risico loopt om in een belangenconflict verwikkeld te raken. 

Een meldkanaal is de manier waarlangs de meldingen binnenkomen, zoals bijvoorbeeld via een mailbox, spraakregistratiesysteem, online platform, enzovoort. 

De meldingsbeheerder is de persoon of afdeling die het meldkanaal beheert en instaat voor de opvolging van de meldingen. 

Wanneer de melding verband houdt met iemand die het kanaal beheert, dan kan de melder ervoor kiezen om meteen extern te gaan.   

Er moet evenwel benadrukt worden dat er over het algemeen twee of meer personen de meldingen ontvangen en/of beheren. De ontvanger kan ervoor kiezen om de melding niet aan de geviseerde persoon te bezorgen. 

Sommige online tools bieden de mogelijkheid om bij het ingeven van de melding meteen te selecteren wie de melding mag zien en wie niet. 

De melder kan er ook voor kiezen om naar een persoon in hogere rang te gaan om een melding te doen (bijvoorbeeld een gedelegeerd bestuurder). Hou er wel rekening mee dat de melder dan strikt genomen volgens deze wet geen bescherming geniet. 

Ja, maar dit heeft wel wat nadelen. Hoewel dit niet verboden is, zal het wellicht weinig vertrouwen scheppen bij de melder, tenzij het over een niet-lokaal probleem zou gaan.    

De meldingsbeheerder moet dan ook op de hoogte zijn van de Belgische wetgeving. Het is daarom aangewezen om dit eerder lokaal te houden. 

De melding zelf wordt in een meldingsregister bijgehouden zolang de contractuele relatie tussen de melder en de werkgever loopt. 

De naam, functie en private gegevens van zowel de melder en elke persoon tot wie de beschermings- en ondersteuningsmaatregelen zich uitstrekken, als van de betrokkene, met inbegrip van (in voorkomend geval) het ondernemingsnummer, worden bijgehouden tot wanneer de inbreuk waarvan melding werd gedaan, is verjaard. 

Dat is mogelijk, maar ook hier wordt intern gekeken of hij of zij de meest geschikte persoon hiervoor is. Is er bijvoorbeeld een risico op belangenconflicten? 

Het aanstellen van de meldingbeheerder gebeurt in overleg met de interne overlegorganen. Het is aangewezen om hierbij te luisteren naar hun input of bezwaren (Het CPBW of de OR hebben hieromtrent louter adviesbevoegdheid, en dus geen beslissingsrecht). 

Hetzelfde als bij een niet-anonieme melding. Binnen de 7 dagen wordt een ontvangstmelding gestuurd. Als er bepaalde noodzakelijke informatie ontbreekt, kan die opgevraagd worden. En wanneer de melding voldoende informatie bevat, kan het onderzoek starten. Er wordt uiterlijk binnen de drie maanden feedback gegeven. 

Dit is optioneel. Een juridische entiteit is vrij om te kiezen welk soort kanaal wordt ingevoerd.  Dit kanaal moet de mogelijkheid bieden om mondeling of schriftelijk meldingen te doen, ofwel beide. 

Je baseert je dan best op het moment waarop de inbreuk die gemeld werd, verjaard is (zie vraag 10). Een anonieme melder kan nadien ook niet claimen dat er represailles werden genomen. 

Ja. Personen die een inbreuk willen melden over een onderneming zonder intern kanaal, kunnen dan niet anders dan, als ze niet bij hun leidinggevenden terecht kunnen, dit extern te melden of mogelijk zelfs openbaar. Zij genieten dan ook van een bescherming conform de klokkenluiderswet. 

De voorkeur gaat uiteraard naar een gewoon overleg binnen de onderneming. Het kan een goed idee zijn om een intern meldkanaal te voorzien, zodat zoveel mogelijk zaken binnenskamers worden gehouden. 

Ja. Elke beschermde persoon die meent het slachtoffer te zijn van een represaille, kan een klacht indienen bij de federale coördinator. Deze federale coördinator verifieert het bestaan van een redelijk vermoeden van een represaille. De bewijslast dat het geen represaille is, valt ten laste van de betrokken werkgever. 

Dat is nog even afwachten. Vermoedelijk gebeuren de controles steekproefgewijs, of telkens als onderdeel van een spontane of aangekondigde controle door de inspectiediensten. 

In elk geval wil je het risico niet lopen, gezien de sanctie voor het niet implementeren van een intern meldkanaal gepaard gaat met een sanctie van niveau 4 uit het Sociaal Strafwetboek. 

Dit betekent concreet: 

• Ofwel een gevangenisstraf van 6 maand tot 3 jaar en/of  
• een strafrechtelijke geldboete van 4.800 euro tot 48.000 euro (*),  
• ofwel een administratieve geldboete van 2.400 euro tot 24.000 euro. (*) 

(*) te vermenigvuldigen met het aantal betrokken werknemers (met een maximum van 100)