Par travailleurs, il y a lieu d’entendre : « les personnes qui accomplissent, pendant un certain temps, en faveur d’une autre personne et sous la direction de celle-ci, des prestations en contrepartie desquelles elles touchent une rémunération ». 

Toutefois, la protection doit également être accordée aux travailleurs ayant des relations de travail atypiques, comme les travailleurs à temps partiel, les travailleurs à durée déterminée, les travailleurs intérimaires, les bénévoles et stagiaires non rémunérés, ainsi qu’aux fonctionnaires, aux salariés et à toute autre personne travaillant dans le secteur public. 

La loi s’applique aussi aux travailleurs dont la relation de travail a pris fin (ex-travailleurs) ou n’a pas encore commencé (candidats). 

Le comptage doit se faire chaque année au premier jour ouvrable de l’année calendrier. Chaque entreprise qui n’occupe pas à ce jour 50 travailleurs (exprimés en ETP) doit effectuer le calcul au 1^er janvier.

Ce calcul doit se faire sur la base des déclarations Dimona de l’année calendrier précédente.

Le calcul se fait en calculant pour chaque collaborateur le nombre de jours où il était occupé chez l’employeur au cours de la période de référence (= les quatre trimestres de l’année calendrier précédente). Vous divisez par 365 le nombre obtenu.

Attention : les travailleurs qui sont occupés moins de 75 % du temps par rapport à un travailleur à temps plein au sein de l’entité juridique ne comptent que pour moitié. Leur nombre de jours calendrier en service doit par conséquent être divisé par 730 au lieu de 365.

Les travailleurs suivants sont pris en compte :

• tous les travailleurs ayant un contrat de travail (quel que soit le type ou la durée) ;
• les apprentis (avec un contrat d’apprentissage) ;
• les intérimaires sont également pris en compte, sauf ceux qui remplacent un travailleur dont le contrat de travail a été suspendu.

Oui, le nombre de travailleurs est calculé par entité juridique. Toute entité juridique occupant 50 ETP est obligée de mettre en place un canal de signalement interne.

Il est possible de créer un canal de signalement de base au niveau de l’entité juridique et un canal de signalement plus étendu au niveau du groupe. Votre collaborateur doit au moins avoir la possibilité de faire un signalement au sein de l’entité juridique dans laquelle il travaille.

La loi relative aux lanceurs d’alerte ne prévoit aucune protection spéciale pour le gestionnaire de signalement. En revanche, le gestionnaire de signalement doit pouvoir travailler en toute indépendance et ne peut recevoir aucune instruction concernant le déroulement de l’enquête. Cette personne ne peut pas non plus être sanctionnée en raison de l’enquête menée. 

Toutefois, si le gestionnaire de signalement est licencié pour un motif lié à l’exercice de sa mission, l’employeur peut être condamné au paiement d’une indemnité pour abus de droit ou licenciement manifestement déraisonnable. 

Oui, la gestion peut être confiée à plusieurs personnes ou à un service. 

Dans tous les cas – que vous ayez recours à une adresse e-mail, à un outil en ligne ou à tout autre système –, il est recommandé de désigner au moins une personne back-up pouvant intervenir durant les périodes de congé, d’incapacité de travail, etc. 

Un accusé de réception du signalement doit en effet être adressé dans un délai de sept jours. Il peut s’agir d’une réponse automatique. 

Vu le devoir de confidentialité strict imposé par la loi, mieux vaut ne permettre l’accès au signalement qu’à un nombre limité de personnes. 

Un signalement anonyme est un signalement dont personne ne connaît l’identité de l’auteur. Les personnes qui ont signalé ou divulgué publiquement des informations sur des violations de manière anonyme, mais qui sont identifiées par la suite et font l’objet de représailles bénéficient de la protection. 

L’auteur du signalement peut demander que son identité ne soit pas divulguée aux enquêteurs éventuels ou exiger qu’elle ne soit révélée qu’avec son consentement exprès. 

Quoi qu’il en soit, le gestionnaire de signalement et/ou l’enquêteur doi(ven)t toujours veiller à ce que les données d’identité soient traitées de manière strictement confidentielle. Le contenu du signalement et l’identité de l’auteur du signalement ne peuvent être divulgués à des tiers que sur la base du principe de nécessité. 

Une personne de confiance (interne) peut effectivement être désignée comme gestionnaire de signalement. Il est toutefois recommandé de vérifier en interne dans quelle mesure la personne de confiance ne risque pas de se mettre en situation de conflit d’intérêts. 

Un canal de signalement est un dispositif par le biais duquel des violations peuvent être signalées. Il peut s’agir d’une boîte mail, d’un système de messagerie vocale, d’une plateforme en ligne... 

Le gestionnaire de signalement est la personne ou le service en charge de la gestion du canal de signalement et du suivi des signalements. 

Si le signalement concerne une personne chargée de la gestion du canal, il peut être effectué directement par le biais de canaux de signalement externe. 

Notez toutefois que les signalements sont généralement réceptionnés et/ou gérés par deux personnes ou plus. Le destinataire peut décider de ne pas communiquer le signalement à la personne visée. 

Certains outils en ligne permettent de sélectionner, lors de la saisie du signalement, les personnes qui peuvent et celles qui ne peuvent pas en prendre connaissance. 

L’auteur du signalement peut l’adresser à une personne plus haut placée dans la hiérarchie (par exemple un administrateur délégué). Sachez que dans ce cas, l’auteur du signalement ne bénéficie pas de la protection telle que prévue par la loi relative aux lanceurs d’alerte. 

Oui, mais ce cas de figure présente quelques inconvénients. Bien qu’une telle désignation ne soit pas interdite, elle risque de ne pas inspirer confiance à l’auteur du signalement, sauf si le problème soulevé n’est pas local. 

Par ailleurs, le gestionnaire de signalement doit être informé de la législation belge. Il est donc conseillé d’opter plutôt pour une solution locale. 

Le signalement est conservé dans un registre consignant tous les signalements pendant la durée de la relation contractuelle entre l’auteur du signalement et l’employeur. 

Le nom, la fonction et les coordonnées de l’auteur de signalement et de toute personne à qui les mesures de protection et de soutien s’étendent, ainsi que de la personne concernée, en ce compris (le cas échéant) son numéro d’entreprise, sont sauvegardés jusqu’à ce que la violation signalée soit prescrite. 

C’est effectivement possible, mais il faut ici aussi vérifier en interne s’il s’agit de la personne la plus appropriée. Y a-t-il, par exemple, un risque de conflit d’intérêts ? 

Le gestionnaire de signalement est désigné d’un commun accord avec les organes de concertation internes. Il est recommandé d’entendre leur point de vue ou leurs objections (Le CPPT ou le CE ont à cet égard seulement une compétence d’avis et pas de droit de décision).

Les signalements anonymes sont traités comme les signalements non anonymes. Un accusé de réception est adressé dans un délai de sept jours. Si nécessaire, des compléments d’information peuvent être demandés. Et si le signalement contient suffisamment d’informations, l’enquête peut débuter. Un retour d’informations doit être fourni dans un délai qui ne peut excéder trois mois. 

Ce type de canal est facultatif. Les entités juridiques sont libres de choisir le type de canal à mettre en place. Ce canal doit permettre d’effectuer des signalements par écrit ou oralement, ou les deux. 

Mieux vaut, dans ce cas, se baser sur le moment où la violation signalée est prescrite (voir question 10). Une fois la violation prescrite, l’auteur anonyme ne peut plus invoquer avoir fait l’objet de représailles. 

Oui. Les personnes qui souhaitent signaler une violation au sein d’une entreprise ne disposant pas de canal interne et qui ne peuvent s’adresser à leur dirigeant n’ont d’autre choix que d’effectuer un signalement externe ou même de faire une divulgation publique. Elles bénéficient dans ce cas d’une protection telle que prévue par la loi relative aux lanceurs d’alerte. 

Mieux vaut bien sûr privilégier une simple concertation au sein de l’entreprise. Il est donc judicieux de prévoir un canal de signalement interne de manière à pouvoir régler le plus de signalements possible au sein même de l’entreprise. 

Oui. Toute personne protégée qui s’estime victime de représailles peut adresser une plainte au coordinateur fédéral. Ce coordinateur fédéral vérifie l’existence d’un soupçon raisonnable de représailles. La charge de la preuve qu’il ne s’agit pas de représailles incombe à l’employeur concerné. 

Les modalités de contrôle n’ont pas encore été précisées. Ces contrôles seront probablement aléatoires ou prévus d’office dans le cadre d’un contrôle spontané ou annoncé mené par les services d’inspection. 

Quoi qu’il en soit, mieux vaut ne prendre aucun risque, car la sanction infligée en cas d’absence de canal de signalement interne va de pair avec une sanction de niveau 4 du Code pénal social. 

Concrètement, cela signifie que vous encourez : 

• soit un emprisonnement de six mois à trois ans ; et/ou  
• une amende pénale de 4 000 euros à 48 000 euros (*) ; 
• soit une amende administrative de 2 400 euros à 24 000 euros (*). 

(*) à multiplier par le nombre de travailleurs concernés (plafonné à 100)